Billet 9 : Les cercles de communication permanente

Publié le lundi 7 mars 2017 par Sylvie Huard dans la catégorie Famille en affaires: Complicité des générations, Gestion des conflits, Harmonie au travail, Phare de Gestion
Voulez-vous que je lise ce billet pour vous? Qu’est-ce que c’est, au juste, des cercles de communication permanente ? Un conseil de famille, est-ce vraiment approprié ou cela apporte-t-il plus de risques de conflits ? N’est-on pas mieux de ne pas trop parler pour éviter les chicanes ? Est-ce vraiment utile pour une PME d’avoir un conseil d’administration ?   Qu’est-ce que j’entends par les cercles de communication permanente ? Ce sont des moments particuliers que l’on prévoit en suivant un rythme régulier. Ce ne sont pas des échanges de bord de porte. Le cercle de communication permanente pour la famille est communément appelé conseil de famille, tandis que celui qu’on réserve à l’entreprise est appelé conseil d’administration ou comité consultatif. Ces deux cercles de communication ont avantage à être mis sur pied seulement si vous êtes prêt à faire un plan stratégique familial et de propriété.  Il est important de débuter ces rencontres en établissant des règles de confidentialités et un processus décisionnel en lien avec la culture de la famille et la culture de la propriété. Une fois ces deux étapes franchies, vous remplissez votre plan stratégique familial et de propriété. N’oubliez pas que préciser la vision commune à tous les membres afin de la rendre explicite est un atout majeur.   Une fois toutes ces règles de fonctionnement éclaircies, les rencontres régulières commencent.

CONSEIL DE FAMILLE

Objectifs : Harmonie et Pérennité

Un conseil de famille est un moment privilégié pour adresser des sujets stratégiques plus délicats. Le but premier de ces échanges est d’anticiper les problèmes qui pourraient survenir entre les membres et au sein de l’entreprise.

Ce que c’est

  • Créer un climat propice à la communication
  • Réfléchir sur l’avenir de chacun
  • Assurer un lien historique de la famille (d’où on vient, où on va)
  • Préserver les valeurs de la famille dans l’entreprise

Ce que ce n’est pas

  • Un conseil d’administration
  • Un conseil de surveillance pour épier le conseil d’administration
  • Ce comité n’a aucun lien hiérarchique sur l’entreprise

Exemples d’objectifs nommés pour un conseil de famille

  • Développer des relations saines et harmonieuses entre les membres
  • Identifier et préparer les repreneurs à leurs nouveaux rôles, s’il y a lieu
  • Établir et partager une vision d’équité
  • Mettre en place des mécanismes de résolution de conflits
  • Valider le désir entrepreneurial de la jeune génération
  • Échanger sur les « fit » entre les besoins des individus et de l’entreprise
  • Apprendre à mieux se connaître soi-même et entre nous

CONSEIL D’ADMINISTRATION / COMITÉ CONSULTATIF

Ce que c’est

  • Se réunir à un rythme régulier
  • Éduquer tous les administrateurs
  • Construire une complicité entre les actionnaires
  • Résoudre les problèmes et avoir des discussions constructives. Par exemple, planification de la succession.
  • Mise en place d’ententes qui renforcent les limites entre la famille et le travail :
    • Conditions d’emploi des membres de la famille,
    • Ententes entre actionnaires, etc.
  • Macro-gestion stratégique

Ce que ce n’est pas

  • Endroit pour la microgestion des affaires
  • Session de thérapie
  • Séance de reproches
  • Gérer les affaires de la famille
  • Gérer les émotions

Objectifs

  • Orienter :
    • Mission
    • Vision
    • Plan d’action
  • Évaluer :
    • Mettre en place le PDG (ou autre outil d’évaluation que vous préconisez)
  À travers la définition, la mise en place et la compréhension de ces éléments, les fondateurs arrivent à mieux partager, éduquer, et faire comprendre :
  • L’histoire de la famille
  • Les valeurs de la famille, de l’entreprise et de la propriété
  • Les objectifs de la famille
  • La façon de gérer les affaires et le patrimoine
  • Supporter tous les membres de la famille à long terme.
  • Le leadership
  • Les règlements d’entrées et de sorties pour travailler dans l’entreprise, en être le leader, actionnaire, pour faire partie du conseil de famille, d’administration…
  À travers ces rencontres, la connaissance des membres entre eux s’améliore. Les valeurs de la famille et de l’entreprise sont mieux comprises et, tout doucement, les comportements appropriés se multiplient, alors que les comportements inappropriés diminuent.   Par cette démarche, les générations se comprennent mieux et voient leurs complémentarités, ce qui devient un avantage incroyable pour affronter le VICA et pour aller vers le co-leadership.
Vous trouvez ci-dessous la liste complète des articles de la série Complicité des Générations :
Puisque l’atteinte d’une complicité entre les générations peut être grandement facilitée par une saine gestion des émotions, je vous invite à consulter ma série de billets de blogues qui démystifie la mine d’or d’informations que représentent les émotions en affaires.
Sylvie Huard

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