Comment rendre vos reunions d’équipes efficaces?

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Comment rendre vos reunions d’équipes efficaces?

Publié le lundi 14 janvier 2014 par Sylvie Huard dans la catégorie Animation de groupe, Développement des affaires

Que celui ou celle qui n’a jamais eu l’impression de perdre son temps dans une réunion ou une rencontre d’équipe se manifeste! Pourquoi est-ce si compliqué de les rendre efficaces? C’est pourtant possible avec un minimum de communication. Il est important de se rappeler un principe que j’ai entendu d’un sage africain : « la communication est composée de 3 choses essentielles, c’est-à-dire : écouter, écouter et écouter. »

Une réunion? Préparez-vous à prendre l’avion!

Que se passe-t-il lorsqu’on survole une ville en avion? On peut observer l’ensemble du portrait qui s’offre à nous, d’un seul regard. Maintenant, traversez la même ville en voiture et que se passe-t-il? Vous en voyez tous les détails : les bâtiments, les détours et les culs-de-sac.

Les rencontres d’équipes devraient être comme un tour en avion. Elles sont faites pour voir l’ensemble.

Pendant la rencontre, on veut échanger sur nos perceptions. Exprimer les plus grands défis pour atteindre ses objectifs. Le tout dans le but de s’entraider.

Stratégie VS Tactique

Là où la perte de temps, et surtout la diminution de l’intérêt des participants, se fait sentir, c’est quand les rencontres d’équipes tombent dans la tactique, c’est-à-dire le comment faire. Ça ne concerne que quelques personnes et non l’ensemble des participants à la réunion. De plus, si les participants abordent l’aspect tactique de leur mandat, c’est souvent pour régler des problèmes. La rencontre devient alors négative.

Ces rencontres se veulent inspirantes. Elles se veulent un moment d’arrêt pour réaliser que nous sommes ensemble pour atteindre un objectif plus grand que nous.

On tombe malheureusement trop souvent dans les détails individuels en oubliant la vision d’ensemble. Ces rencontres sont faites pour revoir la vision d’ensemble de l’entreprise ou de l’organisation à vol d’avion. Elles sont faites pour rétablir le sens de nos efforts pour mieux prioriser et faire la différence.

Assigner les rôles de chacun

Comme un entonnoir, pour une meilleure communication, chaque niveau doit être clairement précisé pour un maximum d’efficacité.

L’entreprise a une vision vers laquelle elle se dirige.
Chaque département a ses propres objectifs pour accomplir la vision.
Chaque personne a son rôle à jouer pour atteindre les objectifs.

Le phare de gestion pour s’orienter

Mon outil, le phare de gestion, s’utilise pour clarifier la vision à atteindre et pour que chacun comprenne mieux son rôle dans le processus.

Cette étape est très importante! Souvent, le dirigeant, qui a été en mesure de bien expliquer sa vision, n’a pas nécessairement dit quelles étaient ses attentes incontournables et prend pour acquis que l’autre le sait.

C’est à ce moment que les malentendus, les insatisfactions et les conflits se produisent. Ça conduit directement à un manque d’efficacité qui coûte cher à l’entreprise.

Quel rôle chaque membre de l’équipe se donne-t-il pour accomplir ses objectifs. Comment chacun perçoit sa contribution dans l’atteinte de la vision?

Vous seriez surpris de constater l’engagement des employés quand ils ont compris que le rôle qu’ils ont dans l’entreprise contribue au succès de l’ensemble!

Votre prochaine rencontre d’équipe, c’est pour quand?

La fréquence et la durée d’une rencontre d’équipe dépend de la réalité de chaque organisation. Ça peut être une fois par semaine pendant 1h ou au trimestre pendant 3h.

Parfois, il peut être nécessaire de faire animer une rencontre par une ressource externe qui saura vous garder en avion pendant la durée de la rencontre et garder l’attention focalisée sur la vision à atteindre et non sur les nids de poule rencontrés en route.

Le début d’année est un bon moment pour changer vos méthodes dans vos réunions et partir l’année du bon pied!

Contactez-moi si vous souhaitez un accompagnement dans cette démarche. Mes animations sont pour des rencontres d’une durée de 3h. À ce temps, il faut ajouter 1 heure avec le dirigeant. Une demi-heure sera utilisée avant la rencontre pour la préparer avec lui et ½ après, pour discuter de l’équipe et du déroulement de la réunion.

À propos
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Sylvie Huard

bac psy., MBA, CFBA Certificate Family Business Advising chez Harmonie Intervention

Femme d’affaires passionnée de relève et d’harmonie dans les entreprises, je suis une animatrice, médiatrice et coach pour les allumés. Avec authenticité et doigté, je tends à désamorcer les situations les plus complexes pour y faire émerger des pistes de solution nouvelles, souvent inattendues.

Nous, Harmonie Intervention, travaillons avec des gens qui souhaitent un changement significatif et durable dans leur organisation et pour qui le bonheur au travail est prioritaire. Ensemble, nous quittons brièvement le chao du quotidien pour créer une ambiance propice à se rencontrer. Avec un recul sur la situation, des possibles apparaissent.

Animés par le désir d’humaniser le monde des affaires, nous sommes toujours en quête des meilleures pratiques d’affaires à travers chercheurs et praticiens de partout dans le monde.

Sylvie Huard
bac psy., MBA, ACFBA Advanced Certificate Family Business Advising

"Mieux se comprendre, pour avancer avec sens et puissance ensemble."

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